Hinweis: Sie benötigen neben diesem Plugin auch einen SevDesk-Zugang mit der Funktion „REST API“.
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Der Ablauf im Überblick
- Eine Bestellung erreicht einen von Ihnen festgelegten Bestellstatus (z. B. „bezahlt“).
- Das Plugin sucht den passenden Kontakt in sevDesk – oder legt ihn neu an.
- Es erstellt eine Rechnung mit allen Positionen, Versandkosten und Rabatten.
- Je nach Modus bleibt die Rechnung ein Entwurf – oder sie wird direkt über sevDesk per E-Mail an den Kunden versendet.
- Jede Übertragung wird protokolliert und ist im Backend nachvollziehbar.
Was zusätzlich mitgeliefert wird
- Ein Button „An SevDesk senden“ in jeder Bestellung im Backend – für den manuellen Versand oder eine erneute Übertragung.
- Eine eigene Textverwaltung (Kopf-/Fußtext der Rechnung, Betreff und Text der Rechnungsmail) – mehrsprachig, passend zur Sprache der jeweiligen Bestellung.
- Ein Log mit den letzten 300 Übertragungen inklusive Fehlermeldungen.
Was das Plugin nicht tut: Es überträgt ausschließlich in Richtung sevDesk. Zahlungen, Mahnungen oder Stornos aus sevDesk werden nicht zurück in den Shop gespielt.
Installation
- Führen Sie die generelle Installationsanleitung für 4tfm-Plugins aus.
- Nachdem das Plugin installiert und aktiviert ist, laden Sie den Administrationsbereich mit der F5-Taste neu.
Plugin-Optionen & Konfiguration
Zu finden unter Plugins → installierte Plugins → 4TFM SevDesk Bestellrechnungen.
Die Bestellstatus-IDs richtig setzen
Die IDs finden Sie unter Bestellungen/Kunden → Bestellstatus; maßgeblich ist die Zahl in der Spalte ID, nicht der angezeigte Name. Pro Feld sind mehrere Angaben möglich, z. B. 23,45.
- Steht ein Status in beiden Listen, gewinnt „offen“.
- Steht ein Status in keiner Liste, passiert beim Statuswechsel nichts – die Bestellung kann aber weiterhin manuell über den Button übertragen werden.
Entwurf-Modus vs. Auto-Modus
Empfehlung: Starten Sie im Entwurf-Modus. Wenn Sie einige Rechnungen kontrolliert haben und mit Layout und Texten zufrieden sind, wechseln Sie auf den Auto-Modus.
Wichtig für den Auto-Modus: Betreff und Text der Mail müssen unter „SevDesk Schnittstelle - Texte“ gepflegt sein. Sind sie leer, wird die Rechnung zwar erstellt, der Mailversand aber übersprungen – mit entsprechendem Warnhinweis im Log.
Weitere Optionen
Texte der Rechnung und der Rechnungsmail
Plugins → 4TFM SevDesk Schnittstelle - Texte
Für jede im Shop aktive Sprache pflegen Sie hier fünf Felder:
Platzhalter
- {invoiceNumber} – die Rechnungsnummer, z. B. RE-3859
- {ordersId} – die Bestellnummer aus dem Shop
- [%KONTAKTPERSON%] – wird von sevDesk selbst mit Ihrem hinterlegten Ansprechpartner ersetzt (nur in den Rechnungstexten sinnvoll)
Standard-Sprache (Fallback): Die per Radiobutton markierte Sprache wird immer dann verwendet, wenn für die Sprache einer Bestellung keine Texte gepflegt sind.
Ihre im Shop hinterlegte E-Mail-Signatur (Shop-Einstellungen → E-Mail-Fußzeile) wird im Auto-Modus automatisch an den Mailtext angehängt, damit die Rechnungsmail optisch zu Ihren übrigen Shop-Mails passt.
Log – Übertragungen prüfen
Plugins → 4TFM SevDesk Schnittstelle - Log
Log-Ansicht
Zeigt die letzten 300 Vorgänge mit Zeitpunkt, Status, Bestellnummer und Meldung. Einträge älter als 90 Tage werden automatisch gelöscht.
StatusBedeutung
Manuell an sevDesk senden
In jeder Bestellung (Bestellungen/Kunden → Bestellungen → Bestellung öffnen) finden Sie im Memo-Bereich den Button:
- „An SevDesk senden“ – die Bestellung wurde noch nicht übertragen.
- „Erneut an SevDesk senden“ – es existiert bereits eine sevDesk-Rechnung dazu.
Der Button überträgt immer, auch wenn bereits eine Rechnung existiert. Dadurch entsteht in sevDesk eine zweite Rechnung mit neuer Nummer – die alte müssen Sie dort gegebenenfalls selbst löschen. Nutzen Sie den Button also gezielt, etwa nach einem behobenen Fehler.
Was genau in sevDesk ankommt
- Kontakt: Das Plugin sucht in dieser Reihenfolge – Kundennummer des Shop-Kunden → E-Mail-Adresse → sonst wird ein neuer Kontakt inklusive Rechnungsadresse angelegt. Bei Firmenbestellungen dient der Firmenname als Kontaktname, sonst Vor- und Nachname. Eine hinterlegte USt-IdNr. wird mit übernommen.
- Positionen: alle Artikel mit Menge, Netto- und Bruttopreis sowie Steuersatz; Artikeloptionen (z. B. Lizenzschlüssel) landen im Beschreibungstext der Position. Versandkosten und Gutscheine/Rabatte werden als eigene Positionen ergänzt.
- Steuer: Deutschland 19 %, übriges EU-Ausland und Drittland mit 0 % und der jeweils passenden sevDesk-Steuerregel.
- Rechnungsnummer: wird direkt aus der laufenden sevDesk-Nummernfolge gezogen (Format RE-<Nummer>), sodass keine Lücken oder Dubletten entstehen.
- Zahlungsziel: 14 Tage ab Bestelldatum.
- E-Rechnung: Die Rechnungen werden als E-Rechnung markiert; Adressfelder und Käuferreferenz werden entsprechend befüllt.
Doppelte Rechnungen sind ausgeschlossen
Nach erfolgreicher Übertragung merkt sich der Shop die sevDesk-Rechnungs-ID an der Bestellung. Weitere automatische Statuswechsel lösen dann keine zweite Rechnung mehr aus (Log-Eintrag SKIPPED). Nur der manuelle Button umgeht diese Sperre bewusst.
Erster Test & Fehlersuche
Erster Test
- Modus auf Entwurf stellen, API-Key und Status-IDs eintragen, speichern.
- Eine bestehende Testbestellung öffnen und den Button „An SevDesk senden“ klicken.
- In sevDesk unter Rechnungen → Entwürfe das Ergebnis prüfen: Adresse, Positionen, Summen, Kopf- und Fußtext.
- Erst danach eine echte Bestellung über den Statuswechsel testen.